Bagaimana Menjadi Personal Assistant, Ketahui Job Description nya

pekerjaan perosnal assistant

Kalangan pengusaha atau direktur dengan ragam aktivitasnya yang sangat padat akan membutuhkan bantuan untuk bisa mengatur pekerjaannya dan urusan pribadi agar tetap terorganisir dengan baik. Peran inilah yang diambil oleh seorang personal assistant.

Memamg sekilas, pekerjaan personal assistant mirip dengan sekretaris namun keduanya memiliki ruang lingkup pekerjaan yang berbeda. Untuk tahu lebih dalam tentang apa dan bagaimana menjadi asisten pribadi, silahkan simak informasi lengkapnya berikut ini.

Apa itu Pekerjaan Personal Assistant

Sebelumnya telah sedikit disinggung mengenai peran asisten pribadi yang membantu mengatur pekerjaan atasannya agar terorganisir dengan baik. Secara umum, personal assistant bisa diartikan sebagai seseorang yang dipercaya menangani urusan pribadi hingga berbagai macam pekerjaan.

Sebagai seorang asisten pribadi, mereka memiliki tanggung jawab kepada satu orang saja dan biasanya dikenal sebagai tangan kanan atasan. Sementara untuk hal-hal yang sifatnya administratif, asisten pribadi akan bekerjasama dengan bagian manajerial perusahaan.

Perbedaan Sekretaris dan Personal Assistant

bedanya sekretaris dengan asisten pribadi

Meskipun pekerjaan sekretaris dan asisten pribadi sering dianggap sebagai dua pekerjaan yang sama, nyatanya keduanya memiliki banyak perbedaan, baik dari segi ruang lingkup pekerjaan maupun tanggung jawab dan tantangannya.

Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah beberapa perbedaan antara sekretaris dan personal assistant:

Sekretaris Personal Assistant
Ruang lingkup pekerjaan terbatas pada administrasi kantor. Ruang lingkup pekerjaan lebih luas dan tidak terbatas pada administrasi kantor saja.
Tugas administrasi kantor meliputi surat menyurat, mengatur kas kecil, pengarsipan dan lainnya. Tugas administrasi kantor termasuk mengatur pertemuan rapat, mengurus tiket hotel, memantau rekening pribadi atasan dan lainnya.
Tanggung jawab sekretaris tidak berhubungan langsung dengan atasan. Tanggung jawab asisten pribadi langsung kepada atasan.
Sekretaris hanya melakukan pekerjaan secara rutin. asisten pribadi memiliki pekerjaan yang sangat luas.

Apa Tugas sebagai Asisten Pribadi

Pada dasarnya tugas dan janggung jawab utama seorang asisten pribadi adalah membantu atasannya agar tetap fokus pada pekerjaan yang lebih penting sehingga tugas lainnya tetap terorganisir dengan baik. Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah beberapa tugas personal assistant yang perlu diketahui.

job desk personal assistant

1. Mengatur dan Mengorganisir Jadwal

Sebagai seorang personal assisstant, kamu akan ditugaskan untuk mengatur dan mengorganisir jadwal atasan. Termasuk jadwal untuk bertemu dengan mitra bisnis atau klien. Oleh karena itu kamu harus teliti dalam mengatur jadwal agar tidak berbenturan.

2. Perantara Komunikasi

Posisi kamu sebagai personal assistant berada diantara atasan dan klien atau karyawan dari perusahaan. Oleh karena itu kamu memiliki tugas dan tanggung jawab untuk menerima dan merespon semua panggilan telepon maupun email yang berhubungan dengan atasanmu.

3. Mengorganisir Dokumen

Salah satu tugas dari asisten pribadi adalah mengorganisir berbagai macam dokumen seperti misalnya arsip pemasukan dan biaya pengeluaran perusahaan. Dalam hal ini termasuk juga menjaga berkas dan catatan digital dari perusahaan.

4. Memberikan Laporan dan Notulensi

Pada saat atasan mengikuti rapat atau pertemuan, maka tugas personal assistant adalah mencatat hasil rapat tersebut dan melaporkannya kepada atasan. Termasuk mencatat dan membuat laporan setiap presentasi dan hal-hal penting lainnya.

Skill yang Dibutuhkan Personal Assistant

Untuk menjadi seorang asisten pribadi profesional, kamu membutuhkan beberapa skill seperti berikut ini:

keahlian yang harus dimiliki asisten pribadi
  • Manajemen Waktu dan Kemampuan Organisasi

Tugas dan tanggung jawab seorang personal assistant sangat luas sehingga dibutuhkan skill manajemen waktu dan kemampuan organisasi yang baik. Tujuannya agar atasan memiliki jadwal yang teratur dan pekerjaan bisa terorganisir dengan baik.

  • Teliti dan Detail

Seorang asisten pribadi harus teliti dan detail terhadap semua hal termasuk urusan yang kecil sekalipun. Karena jika ada satu hal yang terlewat maka hal itu akan sangat berpengaruh pada proses kerja dan sikap profesionalitas kamu maupun atasan.

  • Komunikatif

Seorang asisten pribadi harus memiliki kemampuan komunikasi yang mumpuni karena bertugas menyampaikan arahan tugas serta menyambut klien. Selain komunikasi verbal, asisten pribadi juga dituntut memiliki kemampuan komunikasi tertulis yang baik.

  • Memahami Software Pekerjaan

Berbagai macam software yang berguna untuk memudahkan pekerjaan juga harus dipahami oleh seorang personal assistant. Seperti misalnya database, desktop publishing, spreadsheet, hingga mengolah presentasi.

  • Tanggap terhadap Situasi

Seorang asisten pribadi harus cepat tanggap terhadap situasi termasuk mengetahui kapan atasan membutuhkan bantuan dan kapan harus berargumentasi. Kamu juga harus bisa bersikap tenang dan menjaga berbagai macam informasi rahasia.

Baca Juga: 4 Pekerjaan Sampingan Untuk Menghasilkan Uang Dengan Cepat

Gaji Personal Assistant

bayaran asisten pribadi

Tugas dan tanggung jawab seorang personal assistant memang cukup banyak dan membutuhkan totalitas, termasuk waktu kerja yang lebih panjang. Untuk gajinya sendiri bisa sangat bervariasi tergantung dari tanggung jawab dan lamanya waktu bekerja.

Karena biasanya, seorang asisten pribadi juga harus siap ketika atasan memintanya untuk bekerja di akhir pekan atau hari libur. Tentunya ada kompensasi tersendiri yang akan didapatkan oleh asisten pribadi dari pekerjaan tersebut.

Adapun yang menjadi indikator gaji seorang asisten pribadi setidaknya ada dua, yaitu waktu dan pengalaman kerja. Seringkali asisten pribadi bekerja di luar jam kerja pada umumnya dan hal itu merupakan hal yang sangat  wajar mengingat tugas dan tanggung jawabnya yang sangat luas.

Selain waktu, indikator lainnya untuk menentukan besaran gaji personal assistant adalah pengalaman kerja. Untuk gaji dengan nominal yang besar tentunya diberikan kepada asisten pribadi yang sudah berpengalaman minimal 5 tahun.

Sementara merujuk pada situs indeed,com, besaran gaji untuk personal assistant rata-rata sebesar Rp 4.500.000 – Rp 6.000.000.

Menjadi asisten priadi bisa menjadi peluang kerja yang cukup menjanjikan. Namun sebelum kamu memutuskan untuk berkarir sebagai personal assistant, pastikan sudah memiliki skill dan kemampuan yang dibutuhkan agar bisa melakukan tugas secara profesional.

Total
5
Shares
Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Previous Article
quarter life crisis

Apa itu Quarter Life Crisis dan Bagaimana Cara Menghadapinya

Next Article
kode redeem FF terbaru

Ini Dia Kumpulan Kode Redeem FF Terbaru Desember 2021

Related Posts